Vous voulez gérer tous les dossiers, vous êtes sur tous les fronts. Vous pensez qu’aller plus vite implique de traiter un maximum par vous-même… C’est une erreur classique. Pour bien diriger, il faut apprendre à déléguer.
Dans cet article, découvrez des solutions simples pour passer à l’action. Vous verrez comment identifier les tâches à faible valeur ajoutée et à qui les confier pour optimiser votre temps.
Alors, plus d’excuses pour mieux gérer votre agenda…
Identifier les tâches à faible valeur
Au quotidien pris dans le tumulte de l’action, vous travaillez, sans vous en rendre compte, sur de nombreux dossiers. Mais vous êtes vous déjà arrêté en vous posant cette question : quelqu’un peut-il le faire à ma place?
Voici comment identifier simplement ce qui pourrait être délégué :
- les micros taches: planifier les agendas, rentrer les dates des réunions.
- les actions répétitives que vous faites machinalement. Par exemple pointer les factures payées, saisir des données.
- Les tâches chronophages : le montage du dossier de certification qui vous demande de rassembler de nombreux formulaires.
- Les missions les moins appréciées : par exemple retranscrire les devis reçus en y appliquant vos marges
- Les urgences pour lesquelles vous allez nécessairement avoir besoin de ressources pour vous aider à tout accomplir dans les temps.
La matrice Eisenhower pour vous aider
La matrice Eisenhower est outil clé pour vous aider à identifier les tâches délégables selon leur urgence et leur importance. Tout ce que vous classez en “urgent mais peu important” pourra être délégué sans attendre.
En résumé, déléguez tout ce qui est répétitif, administratif ou spécialisé. Conservez tout ce qui est stratégique et qui requiert des interactions clés.
A qui confier mon business
Une fois ces tâches identifiées, vient alors la question cruciale : vers qui vous tourner?
Ressources internes ou externalisation
Dans un premier temps, regardez autour de vous. Si vous avez des salariés, demandez-vous qui est en mesure de traiter ces sujets. Vous devrez alors expliquer clairement les objectifs et vous assurer que la personne a des moyens suffisants à sa disposition. Proposer des réunions en interne est un bon moyen de responsabiliser ses équipes.
Si vous manquez de ressources en interne, vous pouvez tout à fait choisir d’externaliser certaines tâches. Les secrétaires indépendantes interviennent de manière ponctuelle ou régulièrement pour accompagner les chefs d’entreprise sur des sujets variés.
Certaines sont spécialisées dans des domaines plutôt que d’autres : ressources humaines, gestion commerciale, expertise administrative …
Gardez en tête que vous conservez un droit de regard afin de vous assurer que vos directives sont bien appliquées. La confiance n’exclut jamais le contrôle!
Utilisez la méthode QQOQCP pour vous guider
Le QUOI, c’est la tâche que vous aurez identifié à déléguer. Le QUI vous servira à désigner la personne idéale pour l’exécuter. Le OÙ c’est l’endroit où se trouvent les ressources nécessaires pour remplir la mission. Le QUAND, c’est pour le temps imparti / la deadline imposée. Le COMMENT est bien entendu la méthode employée, les outils à disposition de l’exécutant. Enfin, le POURQUOI renvoi à la valeur ajoutée pour ce travail.
Les avantages de l’externalisation
Externaliser, c’est synonyme de souplesse totale : zéro contrainte liée à l’embauche. Vous êtes libre de faire appel à une assistante indépendante selon votre besoin. Elle réalise une prestation sur mesure, totalement en adéquation avec votre besoin, et vous livre un rapport de fin de mission afin de vous assurer que le travail accompli correspond bien à ce que vous attendez. Le budget est connu à l’avance, vous n’aurez donc aucune mauvaise surprise
En faisant appel à une indépendante, vous gagnez un temps précieux. Vous retrouvez le terrain et pouvez facturer votre expertise. Vous pouvez également allouer ce temps à des activités extérieures et prendre soin de vous. Votre chiffre d’affaires peut augmenter en conséquence, votre entreprise connaît un meilleur essor.
CONCLUSION
Vous avez désormais toutes les clés pour libérer votre agenda. Alors, au lieu de tout prendre en charge, demandez-vous plutôt “à qui vais-je confier cela”.
Prêt à passer à l’action et à vous consacrer à la croissance de votre entreprise? Contactez AUNIS SECRÉTARIAT pour prendre en charge vos tâches chronophages.
Découvrez comment déléguer vos tâches supports, gagner du temps au quotidien et optimiser votre entreprise grâce à l’externalisation administrative.